Warum Prozessautomatisierung eine wichtige Geschäftsstrategie in der Rezession ist

Warum ist eine formulierte Geschäftsstrategie für das Überstehen einer Rezession für Ihr Unternehmen von hoher Bedeutung? Lesen Sie weshalb Sie sich bereits vor der Konjunkturflaute mit der digitalen Transformation und der Automatisierung wichtiger Geschäftsprozesse beschäftigen sollten!

Planung einer Geschäftsstrategie während der Rezession

Eine robuste Geschäftsstrategie während einer Rezession ist ein grundlegender Weg, um die zahllosen Herausforderungen zu meistern, die sich den heutigen Geschäftsführern stellen. Mit der richtigen Geschäftsstrategie für die Rezession ist es für Unternehmen aller Größen und Branchen möglich, während einer Rezession und des sich ständig ändernden wirtschaftlichen Klimas zu überleben. Strategien für das geschäftliche Überleben während einer Rezession helfen Ihnen, zu überprüfen, was für Sie jetzt, vor, während und nach einer Rezession funktioniert.

Die Vorbereitung von IT-Systemen und die Investition in Lösungen für die digitale Transformation, wie z. B. Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, werden die Auswirkungen, die eine Rezession auf Ihr Unternehmen haben kann, abmildern und sicherstellen, dass Sie in der Lage sind, mit minimalen Unterbrechungen effektiv zu arbeiten. Eine effektive Planung und Umsetzung Ihrer Geschäftsstrategie während einer Rezession ist der Schlüssel zur Mitarbeiterbindung, zur Nachhaltigkeit innerhalb Ihres Marktes und zum Ausgleich des Cashflows.

Eine Rezession kann durch verschiedene Einflüsse verursacht werden, die sich auf die gesamte Wirtschaft auswirken können. Einige häufige Gründe für eine Rezession sind:

  • Fertigung; ein langsamer Rückgang der Produktionsleistung
  • Rückgang der Einzel- und Großhandelsumsätze
  • Gehalt und Einkommen der Mitarbeiter stagnieren
  • Das Beschäftigungsniveau schwankt
  • Inflation von Waren und Dienstleistungen und Zinssätze
  • Unvorhergesehene globale Umstände z.B. COVID-19

Während einer Rezession ist es gängige Praxis, dass Unternehmen in ihrer Geschäftsstrategie auf Sparmaßnahmen zurückgreifen. Dieser Ansatz hebt die Kostenreduzierung, die Straffung des Produktangebots und die Umstrukturierung der täglichen Geschäftsprozesse und Mitarbeiteraufgaben als Bereiche hervor, in denen Verbesserungen erforderlich sind oder in denen kostensparende Änderungen vorgenommen werden können. Obwohl Änderungen an den alltäglichen Geschäftsprozessen vorgenommen werden können, um sich wiederholende Dateneingabeadministration und andere manuelle Aufgaben innerhalb eines Unternehmens zu beseitigen, nimmt die digitale Transformation den Druck von den Mitarbeitern, wodurch diese sich auf andere Bereiche des Unternehmens konzentrieren können, wie z. B. die Verbesserung der Kundenbeziehungen. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen mindert auch den Druck, in Spitzenzeiten saisonale Mitarbeiter einstellen zu müssen, was Ihnen hilft, den Cashflow entsprechend auszugleichen.

Rezessionssichere Geschäftsprozesse

Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen bieten Unternehmen die Möglichkeit, alltägliche Geschäftsabläufe und manuelle Aufgaben zu rationalisieren, um die Herausforderungen eines wirtschaftlichen Abschwungs zu meistern. Die Automatisierung der Dateneingabe entlastet die Mitarbeiter von sich wiederholenden und zeitaufwändigen manuellen Dateneingabeaufgaben, was wiederum zu Kostensenkungen und höherer Rentabilität führt.

Laut Forrester kann die Automatisierung von Geschäftsprozessen die manuelle Verwaltung drastisch reduzieren und die Betriebskosten um bis zu 90 % senken. Wenn Sie die digitale Transformation in Ihre Strategien für das Überleben Ihres Unternehmens während einer Rezession einbeziehen, können Sie sicherstellen, dass Ihre internen Prozesse einen erheblichen Einfluss auf die Art und Weise haben, wie ein Unternehmen arbeitet. So können beispielsweise Dateneingabeaktivitäten gestrafft, eCommerce-Auftragsverwaltungsprozesse automatisiert und Kreditkontrollaufgaben vereinfacht werden.

Die Vereinfachung von Geschäftsprozessen durch Prozessautomatisierung stellt nicht nur sicher, dass Daten konsistent und aktuell sind, sondern liefert auch einen sofortigen ROI und schützt ein Unternehmen vor finanziellen Risiken. Die digitale Transformation durch Dateneingabeautomatisierung und Software zur Überwachung von Geschäftsaktivitäten fungiert als virtueller Mitarbeiter, der rund um die Uhr an 365 Tagen im Jahr arbeitet und praktisch jede beliebige Anzahl von mitarbeitergesteuerten Prozessen automatisiert, was wiederum Zeit und Geld spart, während der Unternehmensumsatz gesteigert und die Gemeinkosten auf ein Minimum reduziert werden.

 

Diagramm: Beispiel dafür, wie sich Software zur Automatisierung von Geschäftsprozessen zwischen Geschäftssystem und Anwendung setzt, um Daten automatisch zu synchronisieren.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie ein Unternehmen die digitale Transformation zu seinem Vorteil nutzen kann, indem es die alltäglichen, von Mitarbeitern ausgeführten Aufgaben rationalisiert.

Wie man den Cashflow während einer Rezession schützt

Es ist für alle Unternehmen wichtig, den Cashflow zu schützen und sicherzustellen, dass er konsistent ist. Der Cashflow ist das Lebenselixier eines Unternehmens und ermöglicht es Unternehmen aller Größenordnungen, effektiv zu arbeiten, indem sichergestellt wird, dass Kapital zur Verfügung steht, um Lieferanten zu bezahlen und in Technologie, Ausrüstung und Inventar zu investieren. Probleme mit dem Cashflow können auftreten, wenn die Zahlungsausgänge, wie z. B. die Mietzahlungen für Büroräume, Mitarbeitergehälter und Produktionskosten, die Zahlungseingänge übersteigen. Daher ist es wichtig, den Cashflow und seine Auswirkungen auf Ihr Unternehmen im Auge zu behalten.

Stellen Sie sicher, dass der Schutz des Cashflows ganz oben auf der Liste für die Überlebensstrategie Ihres Unternehmens während einer Rezession steht. Das Cashflow-Management kann den Unterschied zwischen dem Überleben eines Unternehmens oder dem Eintritt in die Insolvenz und dem Ausscheiden aus dem Geschäft ausmachen.

Einer der wichtigsten Bereiche, in denen Sie sicherstellen können, dass der Cashflow aufrechterhalten wird, ist die Verbesserung der Verwaltung Ihres Kreditkontrollprozesses. Dadurch wird sichergestellt, dass der Cashflow konsistent ist und die Kosten der Forderungseintreibung reduziert werden.

Häufige Faktoren, die den Cashflow und die Kreditkontrollprozesse schwächen können, sind:

  • Abwesenheit von wichtigen Mitarbeitern
  • Das Vertriebsteam übt Druck auf die Buchhaltungs- und Finanzteams aus, um die Kreditlimits der Kunden zu lockern
  • Externe Faktoren wie die Abwesenheit von Mitarbeitern bei einem Kunden, die für die Bezahlung von Rechnungen verantwortlich sind
  • Wirtschaftliche Ereignisse innerhalb Ihres Markts

Schutz des Cashflows durch Automatisierung der Kreditkontrolle

Lösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen ermöglichen es Ihnen, die zeitaufwändigen und fehleranfälligen manuellen Prozesse rund um die Kreditkontrolle in Ihrer Buchhaltungs- und Finanzabteilung erfolgreich zu reduzieren. Die Prozessautomatisierung fungiert als zusätzliche Absicherung für die Abwesenheit von Mitarbeitern und stellt die Konsistenz bei wichtigen mitarbeitergesteuerten Aufgaben sicher.

Unternehmen, die ihre Kreditkontrollprozesse automatisiert haben, geben an, dass sich die Rückzahlungszyklen der Debitoren um mindestens 2 Wochen verkürzen und die mit dieser Tätigkeit verbundenen Kosten um 80-90% gesenkt werden. Zu den gängigen Prozessen zur Automatisierung der Kreditkontrolle, die zur Verbesserung der Konsistenz implementiert werden können, gehören:

  • Automatisierung der Erstellung und Verteilung von Finanzberichten
  • Automatische Erstellung und Zustellung von Debitorenmanagement-Aktivitäten, z. B. Überwachung und E-Mail-Mahnungen
  • Automatisierte Erstellung und Verteilung von Rechnungen und Auszügen
  • Genehmigungen für den Kreditlimit-Workflow, um Kunden in die Warteschleife zu setzen, Mitteilungen über uneinbringliche Forderungen zu erhalten oder um Kreditlimitänderungen vorzunehmen
  • Integration der Buchhaltungssoftware mit Online-Datendiensten wie Creditsafe, um die aktuellsten Kreditreferenzierungsdaten zu erhalten, und Companies House für aktuelle Unternehmensinformationen
  • Automatisierte SMS-Kommunikation zur Kreditkontrolle
Diagramm: Beispiel für eine Kreditkontrollautomatisierung – Kundenkonto wird auf “Credit Hold” gesetzt.

Einer der Schlüsselbereiche, in denen Sie sicherstellen können, dass der Cashflow aufrechterhalten wird, ist die Verbesserung des Managements Ihres Kreditkontrollprozesses. Dadurch wird sichergestellt, dass der Cashflow konsistent ist und die Kosten der Forderungseintreibung reduziert werden.

Dynamische Überwachung der Datenbankaktivitäten

Ein weiterer wichtiger Bereich, den Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Strategie für das Überleben Ihres Unternehmens während einer Rezession berücksichtigen sollten, ist die Einführung von Tools zur IT-Prozessautomatisierung (ITPA) und zur Überwachung von Datenbankaktivitäten. Software zur Überwachung von Geschäftsaktivitäten bietet Ihnen die Möglichkeit, mehrere Datenquellen und Datenänderungen innerhalb einer bestimmten Geschäftsregel automatisch zu überwachen. Die Software kann dann die Zustellung von Informationen durch E-Mail- oder SMS-Warnungen und Benachrichtigungen in Echtzeit auslösen. Dies bedeutet, dass Unternehmen die Zeit der Mitarbeiter für die manuelle Überwachung von Datenbankänderungen reduzieren, was Prozesse beschleunigt, Datenkonsistenz sicherstellt und das Risiko von Fehlern beseitigt.

Lösungen zur Überwachung von Geschäftsaktivitäten und ITPA-Tools können regelbasierte Warnmeldungen und Berichtsfunktionen bereitstellen, z. B:

Automatisierte Alarme und Benachrichtigungen

Die Implementierung von Software zur Überwachung von Geschäftsaktivitäten ist eine großartige Möglichkeit für Unternehmen, gängige Mitarbeiteraufgaben, die sich auf die Unternehmensleistung auswirken, zu überwachen, durchzusetzen und Maßnahmen zu ergreifen. Solche Fälle können sein:

  • Debitoren, die insgesamt X Tage überfällig sind oder einen Betrag von X schulden
  • Warnungen über niedrige oder hohe Lagerbestände
  • Unerlaubte Verkaufsrabatte
  • Unvollständige Compliance-Verfahren
  • Überwachung sensibler Daten, z. B. Zahlungskontodetails

Automatisierung von Berichten

Das Berichtswesen spielt eine entscheidende Rolle innerhalb einer Organisation. Ein konsistentes Berichtswesen stellt sicher, dass die Compliance-Verfahren einheitlich sind und eingehalten werden und dass den Entscheidungsträgern die aktuellsten und relevantesten Informationen zur Verfügung stehen, um das Unternehmen voranzubringen. Leider ist die Erstellung von Berichten stark von der Interaktion der Mitarbeiter abhängig, sie ist zeitaufwendig, fehleranfällig und repetitiv. Die Automatisierung von Berichtsprozessen bedeutet, dass die Zeit der Mitarbeiter anderweitig genutzt werden kann, so dass sie produktiver sind, anstatt Zeit mit der Suche nach potenziellen Fehlern oder Missverständnissen zu verschwenden. Typische Berichte, die von Unternehmen automatisiert werden, sind:

  • Berichte zur Lagerverwaltung, z. B. verkaufte, vorrätige, niedrige Lagerbestände, Volumen usw.
  • Abteilungsbudgets
  • Finanzielle Berichte
  • Berichte über Marketingkampagnen
  • Vertriebsberichte, z. B. Umsatz pro Monat, Pipeline, Account Manager KPIs usw.

Software zur Überwachung von Geschäftsaktivitäten ermöglicht es Ihnen, Überwachungsfunktionen in Ihre bestehenden Geschäftslösungen einzubinden und einzigartige Vorteile zu bieten, die Ihren Geschäftszielen entsprechen.

Zu den allgemeinen Vorteilen von Software zur Überwachung von Geschäftsaktivitäten gehören:

  • Echtzeit-Identifikation und -Benachrichtigung über Geschäftsrisiken in kritischen Geschäftssystemen und Abteilungen
  • Verbesserte Entscheidungsfindung durch aktuelle und relevante Informationen, die intern und extern per E-Mail oder SMS übermittelt werden
  • Durchgesetzte Unternehmensabläufe
  • Beseitigung menschlicher Fehler und des damit verbundenen finanziellen Risikos

Beispiele und Vorteile der Systemintegrationsstrategie

Die Rationalisierung von Geschäftsprozessen kann durch die Integration bestehender Geschäftssysteme und Anwendungen erreicht werden. Sie ermöglicht es Unternehmen, die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter kosteneffizient zu reduzieren, indem Daten zwischen unterschiedlichen Datenbanken automatisch synchronisiert werden, um die Datenkonsistenz zu verbessern und die Notwendigkeit von Mitarbeitereingriffen zu beseitigen.

Beispiele für gängige Systemintegrationsstrategien und Vorteile, die Unternehmen dadurch erzielen können, sind

  • ERP-eCommerce-Integration: Beseitigen Sie wiederholte bidirektionale Dateneingaben, automatisieren Sie die Auftragsvergabe an bevorzugte Kuriere und erhöhen Sie die Transparenz der Lagerbestände
  • Integration von Buchhaltungssoftware mit Kreditreferenzierungsanwendungen: Stellen Sie sicher, dass Sie es mit hochwertigen, zuverlässigen Kunden mit einer verlässlichen Kredithistorie zu tun haben. Automatisierte Berichte, Rechnungen und andere wichtige Dokumentationen
  • Integration von Lagerverwaltungssystemen: Automatisieren Sie die Auftragsvergabe an Kurierdienste, automatisieren Sie Lagerbestandswarnungen, Lieferbenachrichtigungen und automatisieren Sie Kommissionierlisten ohne Eingriff der Mitarbeiter
  • Vertrieb und Marketing: CRM-Integration, automatische Benachrichtigungen über Website-Anfragen, Bestellzusammenfassungen, automatische Erstellung und Lieferung von KPIs, Benachrichtigungen über zurückgestellte Konten. Automatisieren Sie Upsell-Kampagnen an bestehende Kunden.
  • Integration des Kundendienstes: Automatische Eskalation von Supportanfragen, automatische Zuweisung von Support-Tickets etc.

Digitale Transformationsstrategien während einer Rezession können sich über das gesamte Unternehmen erstrecken, ohne dass die Mitarbeiter eingreifen müssen. Die Automatisierung einer Vielzahl von Prozessen innerhalb mehrerer Abteilungen wird die Betriebskosten senken und die Produktivität verbessern, beides schützt Ihr Unternehmen vor zukünftigen Cashflow-Problemen. Eine ausführliche Liste von Möglichkeiten, wie Sie Geschäftsprozesse automatisieren können, finden Sie in der Broschüre 200 ways to use BPA Platform.

Planung Ihres Prozessautomatisierungsprojekts

Der Start Ihres Projekts zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, um die Herausforderungen zu bewältigen, mit denen Unternehmen auf der ganzen Welt konfrontiert sind, kann für viele Unternehmensleiter eine stressige Zeit sein. Mitarbeiterbindung und Kosteneinsparungsstrategien während einer Rezession stehen ganz oben auf der Liste und die Wahl der richtigen Strategie ist entscheidend.

Um den Druck auf Unternehmensleiter zu verringern, haben wir ein BPA-Projektmanagement-Workbook zusammengestellt, das Sie zusammen mit über 200 Beispielen für die Automatisierung von Geschäftsprozessen durcharbeiten können, um Ihnen den Weg zu erleichtern. Zusätzliche Bereiche für weitere Tipps und Ideen zur Planung der Prozessautomatisierung umfassen:

  1. Ein Leitfaden zum BPA-Projektmanagement – Planung Ihrer Implementierung
  2. Wie Dateneingabe-Automatisierung den Unternehmensumsatz steigert
  3. BPA-Software – Ein Leitfaden für Software zur Geschäftsprozessautomatisierung
  4. BPMN Genehmigungsprozessablauf – Beispiele für Genehmigungsworkflows
  5. Was ist Business Activity Monitoring Software?

Unser Professional-Services-Team ist Experte für Geschäftsprozesse und verfügt über umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen in der Arbeit mit einer Vielzahl von Branchen und Geschäftssystemen und -anwendungen von Softwareanbietern wie SAP, Microsoft, Sage, Access Group, Epicor, SYSPRO und vielen anderen. Darüber hinaus arbeiten wir eng mit unserem globalen Channel von Partnern zusammen, die uns bei der Planung, dem Aufbau und der Implementierung der BPA Platform 2020 unterstützen können.

Weitere interessante Artikel

Digitale Transformation-wie Sie noch heute starten!

Der folgende Leitfaden zur digitalen Transformation bietet Ihnen die Informationen und Ressourcen, die Sie benötigen, um Ihr Transformationsprogramm zu identifizieren, zu validieren, zu erstellen, auszuführen und über den Erfolg zu berichten. Kurz gesagt, dieser Artikel wird Ihren Fahrplan für die digitale Transformation von Anfang bis Ende skizzieren.

Weiterlesen »