In diesem Artikel finden Sie nützliche Ressourcen wie eine Arbeitsmappe zur digitalen Transformation oder Tabellen, die Transformations-KPIs hervorheben. Dies wird Ihnen dabei helfen, eine erfolgreiche digitale Transformationsstrategie zu formulieren, die auf Ihre individuellen Gegebenheiten abgestimmt ist.
Leitfaden zur digitalen Transformation
- Einleitung
- Herausforderungen und Chancen
- Geschäftliche Ziele
- Zentrale Erfolgsfaktoren
- Erfolg messen
- Fazit
Einführung in die digitale Transformation
„Was ist digitale Transformation?” ist wahrscheinlich die erste Frage, die Sie sich stellen werden. Um ehrlich zu sein, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Sie die Antwort vollständig verstehen, da sie letztendlich den Erfolg Ihres Programms bestimmen wird. Bei der digitalen Transformation geht es nicht nur um Technologie, sondern darum, die Leistungsfähigkeit und Anpassungsfähigkeit der digitalen Technologie mit einem kulturellen Wandel in der Art und Weise, wie Organisationen geführt werden, zu verbinden.
Die wichtigste Erkenntnis aus diesem Artikel ist, dass es bei der digitalen Unternehmenstransformation nicht um Technologie geht.
Das mag seltsam klingen, wenn es von einem Unternehmen kommt, das eindeutig Software für die Transformation von Unternehmen anbietet, aber es ist wahr. Wir ermöglichen nur einen Teil einer viel umfassenderen Strategie, die mehr umfasst als Geschäftsprozessautomatisierung, Integration und Portalsoftware. Sie könnte zum Beispiel strategische Anpassungen der Art und Weise beinhalten, wie Mitarbeiter eingesetzt, Lieferanten verwaltet oder Kunden betreut werden.
Was also ist digitale Transformation?
Vereinfacht ausgedrückt, umfasst diese Thematik:
- Das Festlegen von sehr klaren Geschäftszielen
- Identifizieren, wo aktuelle Geschäftsprozesse mit diesen Zielen übereinstimmen und wo nicht
- Validierung, dass die Geschäftsziele und die vorgeschlagenen Transformationsänderungen die gewünschten Geschäftsvorteile liefern werden
- Durchführen eines kontrollierten Einführungsprogramms
- Überwachung und Berichterstattung über die erzielten Erfolge im Vergleich zu den Erwartungen, die während der Validierungsphase festgelegt wurden. Und dann Verfeinerung, falls erforderlich.
Herausforderungen und Chancen der digitalen Transformation
Oberflächlich betrachtet, scheint die digitale Transformation ein großes Businessthema zu sein, aber diese Annahme ist falsch.
Tatsache ist, dass die Veränderung von Geschäftsprozessen, Arbeitskultur und Systemen in einer Organisation mit 10.000 Mitarbeitern viel schwieriger ist als in einer mit nur 100 Mitarbeitern. Die gute Nachricht ist also, dass kleinere Organisationen in einer besseren Position sein können, um die Möglichkeiten schneller zu erreichen. Aber was sind die allgemeinen Herausforderungen und Chancen der digitalen Transformation?
Herausforderungen der digitalen Transformation
Wissen
Die meisten Unternehmen, unabhängig von ihrer Größe, kämpfen mit dem Aspekt der strategischen Planung der Unternehmenstransformation. In zu vielen Fällen kaufen Unternehmen überstürzt Geschäftssysteme mit dem Etikett “digitale Transformation”, ohne klare Zielsetzung, prozessorientierte Pläne, Validierung oder Pläne für Rollout, Monitoring und Reporting.
Bestehende Systeme
Die IT-Transformation kann eine große Herausforderung sein, wenn Sie versuchen, Ihr Geschäftsmodell zu modernisieren. Sie ist oft zu teuer. Genau aus diesem Grund ist die Validierungsphase in einer digitalen Roadmap entscheidend, da diese Aktivität die größten Budgets verschlingen kann.
Es ist auch wichtig zu verstehen, dass Business Transformation nicht unbedingt neue Systeme bedeutet. In vielen Fällen können Sie durch Softwareintegration, Prozessautomatisierung oder die Erstellung von Portalen Ihre größten Vorteile nutzen: Ihre bestehenden Prozesse, Daten, Mitarbeiter und Systeme.
Geld
Die Verfügbarkeit eines Budgets ist oft die Herausforderung Nummer eins, aber das sollte es nicht sein. Wenn Sie Ihr Automatisierungs- und digitales Transformationsprojekt richtig geplant haben, wird die Validierungsphase jegliche Budgetbedenken ausräumen. Wenn der geschäftliche Nutzen die anfängliche Investition übersteigt, gibt es eigentlich keinen Grund, eine Strategie zur Unternehmenstransformation nicht zu verfolgen.
Geschäftsziele der digitalen Transformation
Die kritischste Phase eines jeden Business-Transformationsprojekts ist die Festlegung Ihrer Geschäftsziele. In diesem Stadium sollten Sie sehr klare strategische Ziele definieren, die nicht technologiebasiert sind. Technologie ist nur ein Enabler und möglicherweise nur ein Werkzeug in Ihrem Arsenal.
Im Folgenden finden Sie 3 gängige Geschäftsziele für die digitale Transformation und Beispiele, die dies verdeutlichen:
Geschäftsziel: Änderung oder Diversifizierung des Geschäftsmodells des Unternehmens
COVID19 hat die Art und Weise, wie Unternehmen denken, komplett verändert. Die digitale Transformation für kleine und mittlere Unternehmen wurde zu einem “Ding”, wobei viele Organisationen ihr Geschäft von Hersteller – Einzelhändler – Verbraucher auf Hersteller – Verbraucher umstellten.
Infolgedessen setzten Hersteller scharenweise auf eCommerce-Plattformen wie Shopify, Magento, WooCommerce, um Transaktionen direkt mit dem Kunden zu ermöglichen. Diese technologiegetriebene Umstellung der Geschäftsmodelle brachte jedoch eine ganze Reihe von Problemen mit sich, da keine angemessene Planung vorgenommen wurde. Zu den Problemen gehörten:
- Manuelle Auftragsabwicklung zwischen eCommerce- und Buchhaltungslösungen
- Hoher Verwaltungsaufwand bei der Abwicklung von Bestellungen über Kurierdienste und bei der Bearbeitung von Retouren
- Anpassung an schnellere Änderungen des Lagerbestands
- Etablierung von JIT-Systemen mit Materiallieferanten
- Direkter Umgang mit Problemen im Kundenservice
- Abstimmung der Marketingaktivitäten mit der Produktion und dem Lagerbestand
- Druck auf unterbesetzte Finanzteams bei Bankabstimmungen
- Einbindung und Verwaltung von Handelspartnern
Einige Hersteller, die ohne eine durchgängige digitale Transformations-Roadmap umgestellt haben, haben Geld durch eine “abgeschobene” Verwaltung verloren, hatten Probleme mit der Kundenerfahrung und beschädigten den Ruf ihrer Marke.
Unternehmensziel: Senkung der Betriebskosten
Kostenreduzierung kann ein immerwährendes Unternehmensziel sein, aber oft konzentrieren sich Entscheidungsträger nur auf einzelne Kostenstellen, ohne den gesamten Geschäftsprozess zu betrachten. So gehen Finanzabteilungen beispielsweise zunehmend dazu über, die Ausgaben ihrer Mitarbeiter digital zu erfassen und zu verarbeiten – mit Hilfe von Ausgabenmanagement-Lösungen wie SAP Concur.
Ohne Frage reduzieren Spesenmanagement-Tools den Verwaltungsaufwand erheblich und spielen eine Rolle bei der Umgestaltung der Geschäftsabläufe. Allerdings können sie, wie so viele siloartige Ansätze, in einigen Fällen unweigerlich die Kosten nach unten drücken”.
Verarbeitete Ausgaben müssen schließlich in eine ERP- oder Buchhaltungslösung zurückgeschrieben werden. Während also ein Teil des Verwaltungsaufwands wegfällt, entstehen oft andere manuelle Kosten. Noch komplizierter wird es, wenn der konzerninterne Handel Teil der Wertschöpfungskette ist.
Erfahren Sie mehr über Spesenmanagement und wie Sie im Rahmen Ihrer digitalen Business-Transformationsstrategie vermeiden können, dass die Kosten noch weiter in die Wertschöpfungskette des Unternehmens vordringen, indem Sie lesen: Expense Management Integration mit Buchhaltungs- und ERP-Systemen.
Unternehmensziel: Verbesserung des Kundenservices
Erstaunlicher Kundenservice ist der am schwersten zu kopierende Wettbewerbsvorteil. Aus diesem Grund fangen Unternehmen an, ihre aktuelle digitale Transformationsvision genau unter die Lupe zu nehmen und zu bewerten, ob sie noch zweckmäßig ist, wenn sie diesen Wettbewerbsvorteil schaffen wollen.
Kunden die Möglichkeit zu geben, Produkte oder Dienstleistungen zu kaufen, wann sie wollen, ihre Beschwerden schnell zu lösen oder die benötigten Informationen über jedes beliebige Gerät zu erhalten, ist das Rückgrat eines großartigen Kundenservices. Wahlmöglichkeiten sind ebenfalls sehr wichtig, daher sollten Unternehmen die Bedeutung des persönlichen Kontakts nicht unterschätzen.
Verbesserungen im Kundenservice werden unweigerlich zu einer gewissen Form der Digitalisierung führen, aber Verbesserungen der Mitarbeiterschulung, der Prozessabläufe und der Feedback-Schleifen können eine noch grundlegendere Rolle spielen.
Erfahren Sie, wie das FD Centre sein Kundenservice-Niveau revolutionierte, Kosten reduzierte und die Kundenerwartungen durch die Verbesserung bestehender IT-Investitionen und die Hinzufügung eines einfachen Kundenportals übertraf.
Schlüsselfaktoren für die digitale Transformation
Der Erfolg Ihres digitalen Transformationsprojekts hängt letztlich von einer realistischen Planung und robusten Umsetzung ab. Zu den wichtigsten Erfolgsfaktoren der digitalen Transformation gehören:
Klare Zielsetzungen
Die Ziele der digitalen Transformation sind die Grundlage von allem und der Schlüssel zum Erfolg Ihres digitalen Transformationsplans. Sie müssen klar in Bezug auf den geschäftlichen Nutzen für das Unternehmen, den Kunden, den Lieferanten oder andere Stakeholder sein.
Noch wichtiger ist, dass diese Ziele den Personen, die bei der Umsetzung Ihrer digitalen Roadmap eine Rolle spielen, klar kommuniziert werden müssen
Menschen
Bei der digitalen Unternehmenstransformation geht es nicht um Technologie. Die relevanten Stakeholder müssen sich in die strategischen Ziele des Unternehmens einkaufen. Sie müssen jedoch akzeptieren, dass dies unter bestimmten Umständen nicht möglich ist.
Zum Beispiel werden Callcenter-Mitarbeiter nicht über sich hinauswachsen, um die Fragebäume für ein Self-Service-Kundenportal zu definieren, wenn nicht von Anfang an klar ist, dass dies nicht dazu führt, dass ihre Rolle überflüssig wird.
Zu den gemeinsamen Stakeholdern, die für die digitale Transformation benötigt werden, gehören in der Regel das Führungsteam Ihres Unternehmens, die Mitarbeiter und die Partner in der Wertschöpfungskette.
Prozesse
Bestehende Geschäftsprozesse im Vorfeld abzubilden, kann Ihnen viel Zeit und Geld sparen. Die Versuchung eines jeden digitalen Transformationsprojekts besteht darin, viele neue Systeme anzuschaffen, obwohl es die Geschäftsprozesse sind, die sie durchlaufen, die den größten Einfluss auf den Erfolg Ihres Projekts haben können.
Erfolg der digitalen Transformation messen
Die Messung des digitalen Transformationserfolgs führt letztendlich dazu, dass die KPIs für die digitale Transformation auf operativer Ebene festgelegt werden. Es ist wichtig, dass Sie in dieser Phase nicht verrückt werden und Hunderte von KPIs festlegen, wenn nur eine Kernauswahl wirklich wichtig ist.
Der Schlüssel zum Festlegen von KPIs ist, ihnen eine Gewichtung in Bezug auf ihre Wichtigkeit zu geben. Welcher KPI ist z. B. in der Kundendienstfunktion wichtiger zwischen:
- Bearbeitung von mehr Kundendienstanfragen pro Stunde, oder
- Erzielen einer höheren Kundenzufriedenheit
Man könnte meinen, dass die Antwort auf die obige Frage offensichtlich ist, aber was ist, wenn Ihr Kundenzufriedenheitsscore bereits der beste im Markt ist oder Sie 90 % des Marktes besitzen, ohne kurzfristige Wettbewerbsrisiken? Aus diesem Grund sollte die Festlegung von KPIs für die digitale Transformation untrennbar mit den übergreifenden Geschäftszielen, der Strategie und der aktuellen Marktposition des Unternehmens verbunden sein.
Übliche geschäftsspezifische KPIs für die digitale Transformation, die für Ihr Projekt oder Ihre Branche relevant sein können, sind z. B:
- Kundenumsatzarten
- Senkung der Betriebskosten
- Zeiten von der Bestellung bis zur Fertigstellung
- Leistung der Mitarbeiter
- Die Geschwindigkeit, mit der neue Produkte eingeführt werden können
- Marktanteil
- Markenbekanntheit
- Rentabilitätskennzahlen
Fazit
Sie haben nun alles, was Sie brauchen, um Ihre digitale Transformationsstrategie zu starten. Die wichtigste Erkenntnis sollte jedoch sein, dass es bei der digitalen Transformation nicht um Technologie geht. Lassen Sie sich nicht dazu verleiten, Software zu kaufen, nur weil sie als solche angepriesen wird. Setzen Sie sich mit Ihren Kollegen, Lieferanten und Stakeholdern beratend zusammen, um herauszufinden, was wirklich einen Unterschied für Ihr Unternehmen macht.
